Loopt je bedrijf goed en krijg je er steeds meer werk bij, dan kan er een moment komen dat je het niet allemaal meer alleen aan kan. Je al personeel aan moeten nemen om verder te kunnen blijven groeien. Er komt echter nogal wat kijken bij het in dienst nemen van personeel. Wat moet je allemaal regelen?
De arbeidsovereenkomst met de werknemer
Neem je iemand in dienst, dan moet je tot een overeenkomst komen met de toekomstige werknemer. Dit mag mondeling, maar meestal gebeurt dit schriftelijk. Op deze manier zijn de afspraken voor beide partijen duidelijk.
In de arbeidsovereenkomst worden de volgende zaken opgenomen:
- Naam (voorletters, tussenvoegsel, achternaam), geboortedatum, adres en woonplaats van de werknemer en naam, adres, woonplaats van de werkgever.
- Plaats(en) waar wordt gewerkt
Functie van de werknemer en voornaamste taken - Tijdstip indiensttreding
- Duur van de arbeidsovereenkomst
- Vakantie-aanspraken
- Loon en termijn van uitbetaling
- Gebruikelijke arbeidsduur (per week of per dag)
- Deelname aan pensioenregeling (indien van toepassing)
- Of de cao van toepassing is (en om welke het gaat)
- Proeftijd
- Opzegtermijn
- Arbeidsongeschiktheid en ziekte
- Identificatieplicht Concurrentie-/ of relatiebeding (bij hogere of specifieke functies)
Wat kost personeel?
Aan personeel zijn verschillende kosten verbonden. Naast het maandelijkse brutoloon krijg je te maken met vakantiegeld, dertiende maand, ziektekosten, scholing, pensioenfonds en reiskosten. De cao van jouw vakgebied speelt hierbij een belangrijke rol. In vrijwel alle cao´s zijn afspraken gemaakt over de arbeidsvoorwaarden voor specifieke bedrijfstakken.
Loonkosten
De loonkosten voor jou als werkgever zijn ongeveer dertig procent hoger dan het brutoloon dat de werknemer ontvangt. Dat komt doordat je ook een deel van de verzekeringen en andere bijkomende kosten betaalt. Hieronder vallen het pensioen, vakantiegeld en de dertiende maand. Over deze bedragen worden loonbelasting en premies geheven, die de werkgever moet afdragen.
Pensioen
- In Nederland zijn werkgevers niet verplicht om een pensioenregeling aan te bieden, al doen de meeste werkgevers dit wel. Er bestaan echter twee uitzonderingen. Een werkgever moet namelijk wel een pensioenregeling aanbieden als:
Het bedrijf binnen een sector met een collectief bedrijfstakpensioenfonds valt. In totaal is ongeveer driekwart van de werknemers in Nederland aangemeld bij een bedrijfstakpensioenfonds. - Het in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) van de onderneming staat. Dit houdt in dat de werkgever iedereen binnen het bedrijf dezelfde pensioenregeling moet aanbieden.
Verder mag de werkgever aanvullende pensioenvoorzieningen aanbieden.
Loonheffingen en aanmelden bij belastingdienst
Als werkgever krijg je ook te maken met loonheffingen van de Belastingdienst. Loonheffingen is een verzamelnaam voor: Loonbelasting/premie volksverzekeringen, inkomensafhankelijke bijdrage, Zorgverzekeringswet (Zvw) en de premies werknemersverzekeringen (WW en WAO/WIA).
Meer informatie hierover vind je in het handboek loonheffingen. Deze ontvang je van de Als je je als werkgever aanmeldt bij de Belastingdienst ontvang je het handboek loonheffingen. Hier vind je meer informatie over loonheffingen. Je kunt het handboek ook downloaden via de website van de belastingdienst.
Salarisadministratie
Naast contract- en belastingverplichtingen krijg je ook te maken met de salarisadministratie. Deze administratie bestaat uit verschillende formulieren en berekeningen. Denk bijvoorbeeld aan formulieren zoals de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave. Die formulieren heb je allemaal nodig om het loon en verschuldigde bedragen te berekenen. Het is handig om de salarisadministratie uit te besteden, omdat de materie hierover jaarlijks weer verandert.
Verzekeringen aanpassen
Er zijn ook zaken die aangepast moeten worden als je personeel in dienst neemt. Zo moet je bijvoorbeeld de aansprakelijkheidsverzekering van het bedrijf wijzigen. Nu bent alleen jij verzekerd, maar door de verzekering aan te passen is de aansprakelijkheid van je werknemers ook gewaarborgd.
De bedrijfsschadeverzekering moet je ook aanpassen wegens stijgende vaste lasten. Misschien zijn er andere verzekeringen die de moeite waard worden nu je personeel hebt, zoals een: collectieve ongevallenverzekering, ziekteverzuimverzekering, WAO- gat verzekering en een pensioenverzekering.
Overige verplichtingen
Met een paspoort of rijbewijs kun je de identiteit van het nieuwe personeelslid controleren. Ook moet je de medewerker bij verschillende instanties aanmelden, zoals bij de Belastingdienst. Verder moet je je aansluiten bij het UWV en moet er in jouw onderneming een preventiemedewerker aanwezig zijn. Als er bij jouw bedrijf minder dan tien personeelsleden werkzaam zijn mag je die rol ook zelf vervullen.
